اعداد خطة عمل فرنشايز

يمكن لمانح الامتياز أثناء المفاوضات مع ممنوح الامتياز المحتمل أن يعرض عليه نموذجاً لخطة عمل تم إعدادها من قبل الادارة المركزية. خطة العمل هذه عبارة عن نموذج لخطة عمل وحدة فرنشايز محتملة لكنها ليست موجودة. لذا من المستحسن أن تقوم بإعداد خطة عمل بنفسك أكثر تفصيلاً.  

إن إعداد خطة عمل متقنة سيزيد من فرص قبول ممنوح الامتياز في شبكة الفرنشايز وكذلك في الحصول على قرض محتمل من البنك. غير أنه في المقام الأول يوسع مدارك ممنوح الامتياز ويوعيه بكمية العمل التي تنتظره ويزيح الستار عن العوائق المصاحبة للنشاط التجاري الذي يعتزم ممارسته. إن إعداد وعرض خطة العمل والمهارة في الدفاع عنها عادة ما يظهر أيضاً الاستعداد الحقيقي لممنوح الامتياز المحتمل.

هذا وتشبه خطة عمل وحدة الفرانشايز خطة العمل التقليدية التي يتم إعدادها قبل الشروع في أي عمل تجاري، غير أنها تتميز بانها تحتوي على وصف للأنشطة الاستثمارية لمانح وممنوح الامتياز على حد سواء.

يجب أن تشتمل خطة العمل الجيدة على العناصر التالية:

١. المقدمة

ويصف فيها ممنوح الامتياز بشكل مختصر التصور العام للمشروع المخطط له. هنا أيضاً يمكن لممنوح الامتياز تبرير وتوضيح اسباب اختياره (لماذا هذه الماركة دون غيرها). ينبغي عليه أن يعرض إمكانياته المتعلقة بحجم المبيعات، بالإضافة إلى تحديد الجدول الاستثماري ووصف النتائج المتوقعة. ومن جهة أخرى يتوقع مانحو الامتياز أيضاً ان يتم هنا تحديد مدى تأثير الاستثمار على الوضع المالي المستقبلي لممنوح الامتياز بالإضافة إلى تحديد أهدافه قصيرة وطويلة المدى.

٢. معلومات عن ممنوح الامتياز

يهتم مانح الامتياز بكل شئ: في هذا الجزء من خطة العمل ينبغي إدراج: اسم ممنوح الامتياز كاملاً، عنوان مقره أو مكان سكنه، بيانات الاتصال الأخرى (رقم الهاتف، الفاكس، عنوان البريد الإلكتروني وما شابه ذلك)، رقم السجل المدني، الرقم الضريبي (إن وجد) بالإضافة إلى الوضع القانوني لممنوح الامتياز (ما إذا كان قد قام بتسجيل شركة، ما هو الشكل القانوني لنشاطه، علاوة على ذلك ينبغي إدراج السجل التجاري لشركته). من الأجدر أيضاً تقديم نبذة قصيرة عن نشاطه التجاري الحالي أو سيرته المهنية.

٣. وصف السوق

هو الجزء الأهم في خطة العمل. ينبغي على ممنوح الامتياز أن يصف الظروف التي قد تفرضها السوق على شركته. هل هي سوق مستقرة، متغيرة أم متطورة أو ربما موسمية فقط؟ ما مدى التأثير الذي سوف تتركه على عائدات ممنوح الامتياز. ينبغي تحديد حجم السوق (من منظور القوة الشرائية)، وكذلك تقييم مدى النمو المتوقع. يرغب مانح الامتياز في التعرف على المنافسة الموجودة في المنطقة مع تخصيص نقاط قوتها وضعفها.

٤. المكان

يجب على ممنوح الامتياز أن يصف المكان الذي سوف يمارس فيه نشاطه التجاري، وذلك عن طريق تحديد حجمه، موقعه، تأثيثه بالإضافة إلى حالته الفنية. وإذا كان العقار ملكه فينبغي عليه ابراز السند القانوني للعقار وتقدير قيمته، ذكر القيود والأعباء الواقعة عليه (على سبيل المثال الرهن العقاري، حق الارتفاق). إذا كان ممنوح الامتياز ما زال يسدد قيمة العقار فيجب عليه تحديد المبلغ المتبقي للسداد، موعد التسديد النهائي، وكذلك يجب عليه ذكر الجهة التي ينبغي أن يُدفع لها المبلغ. وفي حالة الإيجار من الضروري ذكر قيمته بالإضافة إلى الفترة الزمنية التي ينص عليها عقد تأجير الموقع، مع الأخذ بعين الاعتبار إمكانية تمديد العقد والشروط التي بناءً عليها سيتم ذلك.

٥. الكادر

كما هو الحال في أي عمل تجاري آخر كذلك الأمر في إدارة وحدة الفرنشايز، حيث أن العنصر البشري يعتبر من اهم عوامل النجاح. ينبغي أن تحدد خطة العمل الأشخاص الذين سيكونون الطاقم الإداري لوحدة الفرنشايز، بالإضافة إلى العاملين ومؤهلاتهم (هذا اذا ما تم تعيينهم بالفعل). ينبغي أن تشتمل النبذة القصيرة عن كل مدير على معلومات عن مؤهلاته العلمية، خبرته العملية والمناصب التي تقلدها حتى الآن. من الافضل أيضا طرح رأيك الخاص عن نقاط القوة والضعف في شخصيته. من المهم أيضاً عرض فكرة للهيكل الوظيفي في الشركة الجديدة.

٦. خطة التسويق

في هذا الجزء من خطة العمل ينبغي على ممنوح الامتياز تحديد أهم أهداف التسويق، واقتراح أنشطة ترويجية – دعائية داعمة للبيع، بما في ذلك أيضاً المتعلقة بشكل الموقع الذي سوف يمارس فيه نشاطه التجاري. ولكن ينبغي التنبه على أن ممنوح الامتياز يجب عليه ان يأخذ بعين الاعتبار توجيهات دليل التشغيل وعقد الفرانشايز فيما يتعلق بديكور الموقع، وطريقة عرض السلع، وزي العاملين، وعملية الترويج والدعاية وغيرها.

٧. مصادر التزود والتوريدات

يجب على ممنوح الامتياز أن يحدد المصادر التي ستزوده بالسلع أو المواد الاولية. جرت العادة في عقود الفرانشايز أن يقوم مانح الامتياز بتحديد نظام التزود والتوريدات، وعلى ممنوح الامتياز التكيف مع ذلك.

٨. المعلومات المالية

ينبغي على ممنوح الامتياز أن يقدم في خطة العمل امكانياته المالية مع تحديد موارده الخاصة بالإضافة إلى الموارد المتحصلة من القروض المصرفية أو القروض العادية. يجب عليه ان يحدد المبالغ المخصصة للنشاط الجاري، بالإضافة إلى مصادر الاحتياط المالي، في حال حدوث ظروف طارئة. في هذا الجزء من خطة العمل يجب أن يوجد تحليل التدفقات النقدية بالاعتماد على حجم المبيعات المتوقع، منقوصاً منه التكاليف الرئيسية. ليس مطلوبا نسيان تفصيل النفقات – سواء المبالغ المدفوعة لمانح الامتياز، أو مبالغ الإيجار، التزود بالسلع، رواتب العاملين أو الرسوم الجارية عن الطاقة، الغاز وما شابه ذلك. تفصيل المبالغ التي توجد تحت تصرف ممنوح الامتياز بالإضافة إلى تحديد أوجه الصرف السليم سوف يتيح له تجنب الخسائر المحتملة وغير المتوقعة في المستقبل.

٩. المرفقات

وهي تمثل الجزء الأخير من كل خطة عمل. ويتم فيه إدراج الوثائق الإضافية، على سبيل المثال نسخ من اتفاقيات القروض أو السير الذاتية للعاملين. تفصل هذه الوثائق المعلومات المتضمنة في خطة العمل.

١٠. دور مانح الامتياز

يجب على كل ممنوح امتياز محتمل أن يأخذ بعين الاعتبار بأن إعداد خطة عمل متقنة هو أساس البداية الجيدة والتطور الناجح لمشروعه التجاري. كثيراً ما يقوم مانح الامتياز بمساعدة ممنوح الامتياز في إعداد خطة العمل، بحيث يتم منذ البداية أخذ خصوصيات شبكة محلات الفرنشايز بعين الاعتبار، بالإضافة الى تفادي الاتهامات المحتملة لاحقاً بتضليل ممنوح الامتياز التجاري. إذا قام المستثمر بوضع خطة العمل لوحده ينبغي عليه أن ينظر لمشروعه بعين مانح الامتياز.